Как написать первое письмо компании-поставщику из Китая?

Если вы нашли китайского поставщика для своего бизнеса и хотите связаться с ним, вам следует правильно составить запрос. Ежедневно менеджеры китайских фабрик получают от потенциальных клиентов из различных стран мира множество запросов.

Чтобы ваше письмо было получено адресатом и не затерялось среди подобной корреспонденции, важно составить его грамотно. Правильно составленное письмо позволит произвести благоприятное впечатление на китайских предпринимателей и заинтересовать их в сотрудничестве с вами. В будущем этот даст вам возможность получить выгодные условия сотрудничества и приобрести товары по минимальным ценам.

Чтобы добиться успеха, попробуйте взглянуть на данную ситуацию глазами китайских производителей. Какие клиенты наиболее желанны для них? Главной проблемой любого производства является обеспечение непрерывного потока заказов в нужных объемах. Для получения прибыли необходимо выпускать определенное количество продукции. Стоимость простоя производственных мощностей чрезвычайно высока. В первую очередь, поставщики заинтересованы в крупных клиентах, ориентированных на долгосрочное сотрудничество. Местонахождение этих клиентов, их требования к качеству продукции и другие факторы имеют второстепенное значение. Наиболее важным является наличие у них в своем государстве разветвленной системы сбыта, а также постоянная потребность в большом объеме товара. Обязательно учитывайте это при составлении первого запроса цен компании-поставщику.

Первый запрос можно составить следующим образом:

Здравствуйте, меня зовут так-то, я являюсь менеджером отдела закупок / директором такой-то компании. Наша организация осуществляет продажу такой-то продукции на территории России, Украины и пр. У нас имеется своя собственная торговая сеть /либо широкая сеть представителей и дилеров. Есть такие-то официально зарегистрированные торговые марки.

Наша организация планирует ввод под нашим брендом такой-то группы товаров. Вашу фабрику мы рассматриваем в качестве официального поставщика продукции. Вышлите, пожалуйста, по нашему адресу коммерческое предложение на определенную продукцию (артикулы интересующей продукции можете взять с каталога/сайта компании). Объем первого заказа 20-ти либо 40-футовый контейнер. Укажите также сроки производства и условия сотрудничества.

С уважением, должность, ФИО, компания, контактная информация.

Первое письмо поставщику из Китая нужно составлять по следующему алгоритму:

Первым делом, представьтесь, опишите свою компанию. В описании желательно указать следующие данные:

• год основания организации;
• объемы производства;
• число работников;
• процент экспорта;
• площадь складов и цехов;
• годовой объем выручки.

Китайское правительство делает все возможное для развития бизнеса и открытия в стране новых производств, поэтому данные цифры в Китае являются открытыми. Компании не боятся их огласки, она идет им только на пользу. В условиях нашей страны, к сожалению, подобную информацию в большинстве случаев предпочитают не разглашать. Многие отечественные предприятия стараются минимизировать прибыль, скрывать свой оборот, вести двойную бухгалтерию. Если вы не хотите, можете не приводить в письме точных цифр, просто опишите преимущества и заслуги своей организации.

Немаловажным фактором для китайских предпринимателей является объем. Продемонстрируйте китайцам, что ваша компания – солидная и крупная, что у нее имеется разветвленная сеть сбыта. Также им будет интересно ознакомиться с географией ваших продаж, узнать, в каких регионах и странах продается ваша продукция.

После этого опишите свои намерения (начать новый бизнес, расширить ассортимент продукции и т.д.). Если у вашей компании имеется сайт, телефон, факс и другие атрибуты солидной организации, укажите их – это расположит к вам потенциальных партнеров.

Советуем запросить у китайцев информацию для сравнения поставщиков и выбора наиболее перспективного партнера:

1. Попросите прислать описание фабрики с указанием объемов производства, известных клиентов, основных рынков сбыта и выделить преимущества сотрудничества именно с их компанией.
2. Постарайтесь выяснить, хорошо ли организована на производстве система контроля качества. Для этого спросите, имеется ли в компании отдел контроля качества. Если он есть, поинтересуйтесь, сколько человек в нем работает, и как именно происходит тестирование качества используемого сырья, а также готовой продукции.
3. Узнайте, сертифицированы ли продукция и производство, имеются ли официальные сертификаты качества.
4. Спросите, работала ли уже данная фабрика с российскими/украинскими компаниями, если да, то с какими именно. Некоторые производители считают данную информацию конфиденциальной. Они не хотят называть никаких конкретных брэндов и компаний. Однако большинство китайских компаний этих сведений не скрывают. Получив такую информацию, вы быстрее сможете выбрать подходящего поставщика.
5. Если вы не имеете достаточно опыта в работе с данной товарной группой, можете обратиться к поставщику с просьбой сообщить вам, какие модели товара являются наиболее востребованными на сегодняшний день. Но учтите, что подобная информация может быть субъективной и недостоверной. Оценивать ее нужно скептически, только в случае подтверждения указанных данных вашим рынком.

Получив ответы на перечисленные выше вопросы, тщательно их проанализируйте и отсейте все невыгодные для вас предложения. После этого выделите приоритетную фабрику, свяжитесь по телефону с поставщиком и организуйте посещение производства. И не забудьте найти хорошего переводчика китайского для успешных переговоров.